Gestione completa delle locazioni

  • Anagrafica completa per le unità immobiliari, i condomini o stabile di proprietà e i soggetti collegati (locatori, procuratori, conduttori e fornitori). Ognuno ha una scheda Allegati dove si può tenere qualunque tipo di documento
  • Inserimento di locazioni attivepassive o in sublocazione
  • Gestione delle locazioni in tutte le sue fasi, dalla proposta d'affitto alla chiusura, risoluzione, protratta locazione, prorogarinnovo o subentri.
  • Gestione della cedolare secca con le relative scadenze, modelli e comunicazioni.
  • Possibilità di affitare porzioni di unità immobiliari dando una percentuale di locazione (es. spazi di un capannone, appezzamenti di terreni, ecc.). Altresì è possibile creare delle unità immobiliari che rappresentano delle porzioni di unità immobiliari accatastate (es. stanze di un appartamento, ecc.).
  • Possibilità di collegare più unità immobiliari (pertinenze o altro) ad un contratto di locazione.
  • Modelli di contratto con campi variabili che possono essere utilizzati per affitti di uguale o simile natura. Questa caratteristica permette al programma di fare la registrazione telematica con lo stesso testo del contratto stampato. C'è anche la possibilità di personalizzarli anche per lingua (inglese, tedesco, francese e spagnolo).
  • Possibilità di ricercare unità immobiliari sulla base dei criteri dei cliente e il loro salvataggio per successivi incrocio con unità immobiliari nuove o modificate.

Rate e pagamenti

  • Generazione del piano rateale sulla base della cadenza e gli importi (canone, spese condominiali e altri importi). Inoltre vengono gestiti i seguenti casi particolari:
    • Giorno di scadenza rata diverso da quello dell'inizio locazione.
    • Prima rata diversa dalla decorrenza dell'affitto.
    • Cadenze anno solare con eventuali conguagli per gli aggiornamenti ISTAT. Esempio di trimestrale anno solare con giorno di scadenza 1° del mese: 1mo Gennaio - 1mo Aprile - 1mo Luglio - 1mo Ottobre.
    • Cadenze stagionali, sono quelle che generano delle rate mensili per un certo numero di mesi a partire dal mese della prima rata. L'importo della rata è rapportato tra il canone annuo e il numero di rate.
    • Canoni a scaletta negli anni con o senza aggiornamenti ISTAT e la possibilità di esprimerli anche come "Canone originale - Sconto".
    • Gestione delle riduzioni di canone.
    • Gestione delle variazioni arbitrarie di canone tipiche dei contratti a canone sociale.
    • Operazione di conguaglio sul fatturato del conduttore nei contratti commerciali che lo prevedono.
    • Calcolo del canone basato su mensilità o su giorni effettivi.
    • Date di competenza rate basate sul giorno di scadenza rate o sul giorno di decorrenza della locazione.
    • Generazione di rate posticipate (utile nel caso d'affitto di terreni agricoli).
    • Cambio della cadenza delle rate con affitto in corso.
  • Generazione delle rate passate tenendo conto degli aggiornamenti ISTAT.
  • Aggiunta o modifica delle rate e i pagamenti (singolarmente o in gruppo).
  • Ogni rata può avere un numero illimitato di importi.
  • Possibilità di inserire importi negativi nelle rate; in questo modo si possono gestire gli importi da restituire ai conduttori. Questa funzionalità è essenziale per gestire quei casi dove sono i conduttori a fare le registrazioni oppure per restituire gli interessi sul deposito cauzionale od eventuali conguagli della gestione condominiali.
  • Generazione di flussi CBI MAV, RID, RI.BA e SEPA Direct Debit (SDD) con verifica dei pagamenti fatti con il flusso di ritorno. La generazione può essere fatta anche per affitti non in gestione completa; cioè quelli affitti dove è il locatore ad incassare i pagamenti degli inquilini. Quindi basterà generare il flusso e inviarlo via mail al locatore perché lo sottoponga al suo homebanking.

    Prossimamente: generazioni di flussi per i bonifici (affitti passivi).
  • Verifica del flusso di ritorno CBI dei bollettini freccia pagati. L'utente può stampare e/o inviare il bollettino freccia con il programma dopodiché con il flusso di ritorno segna i bollettini che sono stati effettivamente pagati.
  • La copertura dei saldi con i pagamenti può essere fatta in automatico (con le priorità di legge) o manualmente.
  • I pagamenti possono essere aggiunti facilmente anche a partire dal codice della rata. Questo codice viene riportato come causale di eventuali bonifici nelle notifiche delle rate. Inoltre questo codice può essere letto con un lettore di codici a barre direttamente dal bollettino di pagamento.
  • Notifica ai locatori dell'incasso via SMS o e-Mail.
  • Gestione dell'accredito degli interessi sul deposito cauzionale: alla fine della locazione, insieme agli aggiornamenti ISTAT oppure all'inizio dell'anno solare.
  • Addebito manuale degli interessi di mora oppure automatico con l'emissione delle rate (bollettini, fatture o avvisi di pagamento).

Scadenzario e Promemoria

Scadenzario con le seguenti schede:

  • Proposte d'affitto in scadenza
  • Contratti da registrare
  • Comunicazione d'ospitalità agli stranieri da consegnare
  • Risoluzioni da registrare
  • Annualità e proroghe da registrare
  • Imposta di registro annualità da addebitare al conduttore
  • Interessi sul deposito cauzionale da accreditare all'inquilino
  • Comunicazione dei dati catastali o dell'opzione per cedolare secca da consegnare (Modello RLI).
  • Comunicazione della conferma di cedolare secca per annualità
  • Comunicazioni di risoluzioni e proroghe da consegnare
  • Aggiornamenti ISTAT
  • Rate di pagamento in scadenza
  • Rate da fatturare
  • Notifiche di cedolare secca da stampare e inviare ai conduttori
  • Affitti con importi da saldare
  • Conguagli sul fatturato conduttore da addebitare
  • Rate di spese condominiali non pagate o in scadenza
  • Preavvisi di disdetta rinnovo o di fine locazione
  • Locazioni per finire
  • Fideiussioni in scadenza
  • Flussi CBI o SEPA da generare dalle rate in scadenza
  • Riduzioni del canone per finire
  • Permessi di soggiorno scaduti o in scadenza per i conduttori degli affitti in corso
  • Attestati di Prestazione Energetica (APE - ex ACE) in scadenza

In ogni scheda ci sono dei pulsanti per eseguire delle operazioni relative alla scadenza (es: aggiornamento ISTAT, stampa del F24 ELIDE, RLI o registrazione telematica).

La scheda dei Promemoria permette di inserire dei promemoria (anche ricorrenti) da essere ricordati all'apertura del programma.

I promemoria si potranno collegare ad una unità immobiliare, un affitto oppure un condominio/stabile. Inoltre sarà possibile associare un modello di documento utente da stampare con il promemoria. Per informazioni dettagliate vi preghiamo di consultare la guida del programma:

http://www.datos.it/ga/help/promemoria.htm

Aggiornamento ISTAT

  • Tipo di indice da utilizzare: FOI, NIC (compressi i tabacchi), IPCA, Costo di Costruzione di Fabbricato Residenziale e FOI ASTAT (Istituto di Statistica della Provincia Autonoma di Bolzano - Autonome Provinz Bozen Südtirol Landesinstitut für Statistik).
  • Definizione della percentuale sull'indice ISTAT da applicare (75%, 100%, ecc.)
  • Scelta del mese di riferimento dell'indice con l'eventuale gestione del conguaglio.
  • Anno della locazione a partire dal quale cominciare gli aggiornamenti.
  • Cadenza degli aggiornamenti ISTAT: annuale, biennale o triennale.
  • Possibilità di fare un aggiornamento cumulativo alla prima scadenza od utilizzare come anno di riferimento quello dell'inzio della locazione.
  • Aggiornamenti ISTAT insieme ad una scaletta di canoni.
  • Possibilità di modificare l'elenco generato degli aggiornamenti previsti per poter gestire situazioni particolari.
  • Prelevamento da internet degli ultimi Indici ISTAT ufficiali.
  • Calcolo e accredito degli interessi sul deposito cauzionale.
  • Processamento in gruppo degli aggiornamenti in scadenza con la relativa stampa di tutte le notifiche.

Registrazione telematica

  • Registrazione telematica, con Entratel o FileInternet (con Desktop Telematico o senza) dei contratti d'affitto, delle annualità, delle proroghe, dei subentri o delle risoluzioni di contratto.
  • Verifica delle versioni dei programmi per la registrazione telematica.
  • Generazione di un file PDF/A, necessario alla registrazione telematica RLI, utilizzando Word (2007 o superiore) o OpenOffice.
  • I nomi dei file generati vengono salvati per poter facilitare il riscontro con le ricevute rilasciate.

Stampe

  • Stampa di tutti i documenti legati agli affitti con la possibilità di personalizzarli. Integrazione con Microsoft Office e OpenOffice.org (suite di office gratuita e in italiano). Inoltre c'è la possibilità di personalizzarli anche per lingua (inglese, tedesco, francese e spagnolo).
    • Proposta d'affitto
    • Contratto
    • Notifica d'aggiornamento ISTAT
    • Avviso di pagamento
    • Lettera di primo e secondo sollecito pagamento
    • Cessione di fabbricato (tolto perché non più necessario)
    • Comunicazione di ospitalità per un straniero o apolide
    • Delega per la registrazione del contratto
    • Modello RLI per la richiesta di registrazione del contratto di locazione e adempimenti successivi (proroga, cessione, risoluzione e conferma/revoca cedolare annualità).
    • Modello 69 per la richiesta di registrazione del contratto di comodato gratuito e le variazioni contrattuali.
    • Modello F23 o F24 ELIDE per i pagamenti delle registrazioni, della risoluzione del contratto, dei subentri e della proroga del contratto
    • Notifica di cedolare secca ai conduttori
    • Notifica di immobile locato all'amministratore di condominio
    • Denuncia di immobile non locato all'ufficio delle entrate
    • Comunicazione di risoluzione anticipata e di proroga all'ufficio dell'Agenzia delle Entrate
    • Consenso per richiedere le posizioni INPS, INPDAP e INAIL.
    • Disdetta per scadenza legale del contratto
    • Disdetta del rinnovo del contratto
    • Richiesta di rinnovo fideiussione
    • Consenso sulla privacy
    • Fatture
    • Ricevute di pagamento
    • Verbale di consegna
    • Ricevuta di chiusura locazione
    • Lettere e fax generici per tutti i soggetti in anagrafica
    Personalizzazione con modelli specifici per locatore di riferimento. Per esempio si possono avere dei modelli di fattura o ricevuta specifici per ogni locatore.
  • Stampa di bollettini o avvisi per emissione delle rate, personalizzabili dagli utenti:
  • Stampa di modelli di documento creati dagli utenti (vedere filmato). Questi modelli possono essere utili per creare circolari, comunicazioni oppure documenti quali mandati di locazione, ecc.
  • Finestra di emissione documenti in gruppo da cui decidere, per ogni singolo documento prodotto, se stampare, inviare via email oppure se inviare per via postale o fax con i servizi di postalizzazione. Questo finestra viene utilizzata ad esempio nell'emissione delle fatture, nelle notifiche d'aggiornamento ISTAT, solleciti di pagamento, ecc.
  • Stampa di tutti i dati delle unità immobiliari in versione completa o ridotta. Quest'ultima è utile come presentazione dell'unità quando si vuole dare in affitto o vendita. Questo tipo di stampa, come anche i bollettini, sono interamente personalizzabili.
  • Stampa di tutti i dati delle locazioni in versione completa o ridotta senza le rate i pagamenti. Questo tipo di stampa, come anche i bollettini, sono interamente personalizzabili.
  • Stampa di buste personalizzabili a partire dalle diverse anagrafiche.

Fatturazione

  • Fatturazione per conto dei locatori. Sono le fatture fatte per conto di società immobiliari, che hanno una loro numerazione indipedente e i modelli di fattura possono essere personalizzati per locatore.
    • Fatture sui pagamenti o sulle rate, con o senza date di competenza importi.
    • Fatturazione elettronica per la Pubblica Amministrazione (formato SDI)
    • Gestione di più locatori (con parti di proprietà diverse) e più conduttori (con parti di conduzione diverse).
    • Possibilità di fare fatturazione bimestrale o trimestrale su rate di pagamento mensili.
    • Possibilità di creare rami di fatturazione separata per diversi criteri: affitt con/senza IVA, abitativi, fatturazione pubblica amministrazione, note di credito, sublocazione, ecc).
    • Salvataggio delle fatture come allegati dei locatori
    • Personalizzazione per locatore dei numeri di fattura
    • Elenco delle fatture stampate con possibilità di ristampa.
    • Esportazioni dei dati di fatturazione in Excel

      Personalizzazione con modelli specifici per locatore. Per esempio si possono avere dei modelli di fattura specifici per ogni locatore.
  • Fatturazione propria
    • Fatture per le mediazioni, con la possibilità di aggiungere le spese di registrazione contratto
    • Fatture per le competenze di gestione in fase di rendicontazione ai locatori
    • Gestione delle diverse ritenute (20%, 23% sul 50%, ecc.) e dell'eventuale rivalsa di cassa previdenziale
    • Gestione di più locatori (con percentuali di proprietà diverse) e più conduttori
    • Salvataggio delle fatture
    • Personalizzazione dei numeri di fattura
    • Elenco delle fatture stampate con possibilità di ristampa
    • Esportazioni dei dati di fatturazione in Excel

Ricevute

  • Stampa delle ricevute sui pagamenti ma anche anticipatamente sulle rate.
  • Personalizzazione del modello generale e possibilità di creare dei modelli per i singoli locatori.
  • Numerazione progressiva delle ricevute: per locatore, per unità immobiliare principale o globale del gestore patrimoniale.
  • Personalizzazione del formato del numero di ricevuta.
  • Elenco delle ricevute stampate a livello di affitto, unità immobiliare e locatore con possibilità di ristampa.

Elaborazioni varie: Rendiconti, Resoconti fiscali, IMU e TASI

  • Elaborazione e stampa dei rendiconti ai proprietari; con la possibilità di:
    • Addebitare, come competenza di gestione, una percentuale sul canone o su tutti gli importi oppure un importo fisso su base annuale.
    • Avere più modelli di rendiconto personalizzabili dagli utente. Esempi di rendiconto: dettagliato, tabellare, tabellare formato lettera, compatto, ecc.
    • Calcolare le competenze di gestione su periodo diversi di quelli di rendicontazione.
    • Emissione di fattura per le competenze di gestione a partire dal rendiconto.
    • Inserimento dei movimenti di Prima Nota generati dal rendiconto.
    • Esportazione su file PDF del rendiconto ed eventuale invio via e-mail.
  • Elaborazione e stampa del resoconto fiscale sul reddito da fabbricato per ogni locatore con l'elenco dei periodi locativi e i dati della base imponibile. Questo tipo di stampa è personalizzabile.
  • Elaborazione e stampa del calcolo dell'IMU e TASI e stampa del modello F24 per il pagamento
  • Stampa del modello di Dichiarazione IMU
  • Elaborazione e stampa di resoconti degli importi previsti e ricavati e riepilogo di eventi/adempimenti e altre statistiche, in un determinato periodo per determinati locatori (con la possibilità di ulteriori filtri). Per la stampa si possono utilizzare dei modelli personalizzati dal'utente. Esempi: Resoconto completo, Riepilogo compatto.
  • Elaborazione e stampa dei dati per gli Studi di Settore dell'imprese immobiliari (modello WG40U).
  • Elaborazione di resoconti di redditività con l'utilizzo di listini per locazione e/o vendita.

Visualizzazioni avanzate: Retino e Sinottici

  • Controllo visivo immediato della disponibilità degli immobili, scadenze e segnalazioni attraverso il Retino. Questo strumento può essere eseguito a livello del singolo locatore per vedere soltanto le sue unità
  • Creazione e visualizzazione di Quadri Sinottici per poter vedere, su una planimetria, lo stato di occupazione e altre informazioni delle unità immobiliari. Molto utile nel caso di posti auto, box, terreni, aree di capannoni, ecc.

Altre funzionalità

  • Calcolo del ravvedimento per tardiva registrazione (sanzione e interessi) prima della stampa del F23/F24 ELIDE o prima della registrazione telematica.
  • Calcolo degli interessi legali sul deposito cauzionale.
  • Prima nota con tutti i movimenti contabili. I movimenti possono essere stampati o esportati in Excel.
  • Scheda Allegati per tenere qualunque file (foto, documento, ecc.) relativo all'immobile, all'affitto o ai soggetti (conduttori, locatori, fornitori). Nella scheda Allegati della locazione vengono copiati i diversi documenti stampati (es. avvisi di pagamento, notifica d'aggiornamento ISTAT, ecc.).

    Pulsante Scansione per fare la scansione immediata la registrazione come allegato PDF multi pagina di qualunque documento (es: invece di fare la fotocopia della carta d'identità di un conduttore si può fare la scansione e tenerlo come allegato del conduttore, la scansione del contratto se state inserendo una locazione in corso, ecc.).

    Pulsante per l'invio dei documenti via fax, posta prioritaria o raccomandata attraverso i servizi di postalizzazione.
  • Elaborazione d'ordini di pagamento per le locazioni passive.

Operatività - Importazioni/Esportazioni

  • Funzionamento in rete condiviso tra più utenti.
  • Funzione di archiviazione di affitti chiusi o non più gestione con possibilità di ri-aprirli in solo lettura.
  • Gestione utenti con password per proteggere i dati personali ai sensi della legge sulla privacy. Per ogni utente possono essere definiti i tipi di operazioni che possono svolgere (aggiornamenti Istat, pagamenti, ecc.) o soggetti che possono modificare (locazioni, immobili, ecc.).
  • Importazione delle anagrafiche e delle gestioni condominiali dal software DANEA - DOMUSTUDIO, con conguaglio automatico sulle spese addebitate ai conduttori insieme alle rate di canone.
  • Possibilità di importare da altri gestionali. Contattateci per darvi una stima di fattibilità ed eventuali costi.
  • Importazione e esportazione in formato vCard (estensione .vcf) di tutte i soggetti presenti nelle diverse anagrafiche: Locatori, Conduttori e Fornitori. Questo formato standard viene utilizzato dai più diffusi programmi con rubrica (es. Outlook, Thunderbird, Windows Contact, Rubrica indirizzi di Mac OS/X, Modulistica dello Studio Melli, ecc.).
  • Possibilità, soggetta a preventivo, di creazioni di procedure per l'esportazione dei dati contabili o l'importazioni dei pagamenti fatti. Attualmente abbiamo delle procedure pronte, soggette comunque a preventivo a parte, per TeamSystem Suite Multi Redditi, Buffetti eBridge, Zucchetti Omnia, Zucchetti AdHoc Revolution e Apogeo Magix.
  • Assistenza remota sul programma con il servizio di teleassistenza.
  • Aggiornamenti automatici.
  • Eseguibile da chiave USB senza bisogno di installare del software aggiuntivo sui PC.

Per maggiori dettagli sul programma potete leggere l'aiuto in linea o il manuale in formato PDF.

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Gestione Affitti